Congresos
, Jornadas, Presentaciones, Seminarios, Inauguraciones, Aniversarios,
Lanzamientos, Ferias, Show Rooms, Galas, Retransmisiones de
eventos en directo por televisión, Homenajes, Entregas
de Premios, Reuniones, Recepciones, Exposiciones Comerciales,
Exposiciones Artísticas, Actividades Lúdicas,
Cenas de Gala, Juntas Generales, Aniversarios, Promociones,
Competiciones y Eventos Deportivos.
En POOL BUREAU ofrecemos la gestión tanto
integral como parcial de su congreso, acto o evento,
ya sea de índole nacional o internacional.
La organización de un evento, acto o congreso comienza incluso
años antes de la celebración del mismo. Por eso, y
para su máxima tranquilidad, en Pool Bureau nos encargamos
de realizar el mejor de los eventos ajustándonos a sus necesidades
a través de los siguientes servicios:
Asesoramiento acorde al Congreso,
acto o evento en función de sus características,
estudio económico y elaboración de presupuestos.
Esponsorización y Fundraising:
gestión de Subvenciones, descuentos especiales, búsqueda
de financiación pública y privada.
Contabilidad: Apertura y seguimiento
de cuenta bancaria para el congreso; confirmación y control
de pago de las inscripciones; control de ingresos y gastos; elaboración
y envío de facturas.
Secretaría técnica:
Prestación de servicios de dirección postal, teléfono
y fax; Recepción, informatización y confirmación
de inscripciones vía telefónica, e-mail, correo
y fax; Elaboración de listados de asistentes, invitados,
ponentes, congresistas, acompañantes y expositores; Atención
de consultas; Envío y recepción de documentación
y material turístico a ponentes y asistentes del evento;
Realización de Mailing, Gestión y seguimiento de
desplazamientos y/o reservas hoteleras para ponentes, invitados
y asistentes; Instalación de secretaría técnica
en el lugar de celebración del congreso o evento; Correspondencia
post-congreso; cartas de agradecimiento, envío de actas
y diplomas.
Coordinación: Trato personalizado
y constante con el comité organizador. Reuniones periódicas;
Difusión del evento, acto o congreso; Contratación
de proveedores y personal técnico necesario (servicio de
traducción e interpretación, restauración
y catering, azafatas y auxiliares de congresos y eventos, técnicos
audiovisuales…); Elaboración y coordinación
del programa social y de acompañantes; Búsqueda
de regalos especiales para congresistas, acompañantes,
ponentes y comités; Colocación de tarjetones y detalle
de bienvenida en los hoteles; Contratación de seguros multiasistencias
para congresos y convenciones donde se cubre tanto la responsabilidad
civil de los participantes al evento como la posible anulación
o modificación del acto.
Diseño de la imagen del
congreso: Diseño y confección de página
Web del congreso con disponibilidad de e-mail para el organizador;
Creación y diseño de las acreditaciones, invitaciones,
diplomas, señalética, papelería, programas
y pre-programas, carteles, boletines de inscripción; Diseño,
confección y montaje de exposición comercial; Elaboración
de anuncios de prensa.
